Inaugurar a própria clínica pode ser o sonho de muitos profissionais da saúde, mas o que nem todo mundo leva em consideração são os obstáculos que podem aparecer por falta de experiência administrativa. De acordo com Selma Santos, Coordenadora do Curso de Pós-graduação em Administração Hospitalar e do Curso de MBA em Gestão Estratégica de Saúde do Centro Universitário São Camilo - São Paulo, a falta de conhecimento em relação às finanças é uma das maiores dificuldades no gerenciamento de uma instituição de Saúde. “Com o passar do tempo, gasta-se mais do que se arrecada. Isso gera problemas no fluxo de caixa e faz o profissional buscar alternativas em bancos, que muitas vezes levam ao endividamento e ao desequilíbrio das contas, além de atraso no pagamento dos seus fornecedores”, explica.
Uma clínica ideal, assim como qualquer empresa, é sustentável financeiramente e negligenciar este setor pode custar caro.
Os pontos essenciais
Para Selma Santos, a eficiência de uma gestão financeira se mede por meio de poucos indicadores, porém cruciais para a sustentabilidade da clínica. “Por exemplo: valores de recebimento x produção. Quanto do que eu produzi, de fato, virou caixa? Outro indicador é o acompanhamento efetivo dos custos x receitas: o que podemos fazer para reduzir custos? Podemos automatizar alguns processos?”, ilustra a especialista.
Veja, a seguir, seis itens que não podem ficar de fora na gestão de uma clínica ou policlínica:
1. Gestão dos atendimentos: é preciso controlar se todos os atendimentos e procedimentos realizados foram, de fato, cobrados, seja pelo convênio ou particular.
2. Gestão do fluxo de caixa: deve ser acompanhada diariamente e projetada a partir das receitas geradas pelo faturamento. É pelo fluxo de caixa que se mede a saúde financeira da clínica.
3. Gestão de estoque: o estoque das clínicas deve ser acompanhado de perto para que não haja compras em excesso nem falta de insumos, uma vez que o médico depende disso para manter a operação funcionando. O grande desafio é conservar o equilíbrio em tempos de pandemia, pois houve um aumento considerável no preço dos insumos.
4. Contas a pagar: este processo deve seguir o orçamento projetado para o ano e acompanhá-lo mensalmente, verificando sempre as oscilações.
5. Contas a receber: é o departamento mais sensível das clínicas e policlínicas, porque geralmente não há um controle efetivo dos recebimentos. Isso ocorre por falta de conhecimento de quem os controla, confundindo inadimplência (falta de pagamento) das fontes pagadoras com glosas (não pagamento por inconsistência de informações). No final sempre fica um grande valor em aberto e sem cobrança por parte das clínicas e policlínicas.
6. Ciclo da receita: consiste na trajetória dos recebíveis, que vai desde o agendamento do paciente até o momento em que o valor entra na contabilidade. As etapas são as seguintes: agendamento - atendimento - faturamento - envio para as fontes pagadoras - recebimento/caixa - recurso de glosa - repasse médico (pagamento de honorários) - contabilidade.
Automação de processos
Contar com um sistema de gestão que contemple a automação de todos os processos é uma alternativa que deixa a rotina de consultórios e policlínicas mais eficiente, segura e produtiva, dando aos médicos a possibilidade de concentrar seu maior foco no cuidado ao paciente. O risco de erros em processos administrativos automáticos é bem menor do que em procedimentos manuais, além de evitar retrabalho. Só para citar um exemplo, no momento do repasse médico há diversos cálculos a serem feitos e um grande número de documentos que podem se perder quando estão em papel. Com o processamento automatizado, tudo fica mais simples e confiável.
Um software que entregue um panorama completo da situação financeira da empresa também é essencial para minimizar desperdícios. “Um sistema de gestão proporciona a visão holística do negócio. Ou seja, quando este sistema é integrado, consegue controlar desde a produção (todos os pacientes atendidos), até o valor da receita gerada dentro do mês, além de toda a operação da clínica”, explica Selma.
Diversas empresas oferecem modelos de processo prontos, mas um dos pontos que fazem a diferença, além do nível de conhecimento dos consultores durante a implantação, é a qualidade do suporte técnico. Por essa razão, antes de fechar um contrato com uma empresa que especializada em sistemas de gestão, é importante buscar referências sobre o pós-atendimento/suporte, já que dificilmente um consultório médico ou policlínica conta uma equipe de TI que possa controlar intercorrências internamente.
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