Quando definiu o projeto Controle de Guias, o Marcos Daniel Laboratório queria transferir a mesma eficiência usada no rastreamento de tubos de coleta para os documentos de cobrança. O objetivo era mitigar os erros que muitas vezes aconteciam por descontrole no recebimento, remessa ou transporte de guias que acabavam por atrasar o pagamento dos valores por parte dos planos de saúde - 90% do banco de clientes do laboratório.
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*Essa reportagem faz parte do estudo Referências da Saúde 2014, da revista Saúde Business. Para ler na íntegra,CLIQUE AQUI
A única maneira de diminuir esses erros e acompanhar o processo de tráfego do documento, desde o pré-faturamento até o recebimento de valores, foi criar um sistema de monitoramento. Assim, com uma adaptação do sistema de controle das amostras e uma intensa mudança de cultura, nascia no Marcos Daniel Laboratório o Controle de Guias.
Com início em 2012, o projeto começou com o mapeamento da logística dos documentos e procedimentos errados. Ali, foi detectado que existiam falhas no processo de entrada nas unidades de coleta e, por razões que iam desde aceitação de pagamento posterior por parte da recepcionista até problemas de conexão, muitas OSs (Ordem de Serviços) ficavam sem autorização e pendentes de pagamento.
Ricardo Neander de Deus Santos, sócio administrador do laboratório, diz que, há cinco anos, chegou a ter R$ 120 mil de OSs para resolver em um mês. Médico tem tendência assistencialista em privilegiar o aspecto médico em detrimento da burocracia imposta pelo sistema de saúde suplementar na liberação dos exames e autorizações. Deixam os problemas com os convênios para depois, explica.
Santos conta que a primeira etapa foi determinar a proibição da prática do fiado, sob pena de desconto em folha. Fizemos um acordo com os sindicatos dos trabalhadores da saúde desenhado depois de muita negociação, tanto que ganhamos os processos trabalhistas que sofremos por conta dos descontos, pois quando o funcionário entra, fica ciente das Normas de Procedimento e Cobrança.
A próxima fase foi usar o mesmo sistema de operação laboratorial, desenvolvido pela Shift Consultoria e Sistema, para etiquetar as OSs com código de barras e assim monitorar desde a saída da unidade até a entrada no faturamento. Para isso foi usada a mesma estrutura de máquinas e impressoras de código de barra das unidades do laboratório. Isso permitiu medir a eficiência do pré faturamento, que é o transporte físico das guias até o local para serem faturadas, explica Santos.
A segunda parte do projeto foi focada nas melhorias de conexão, com o objetivo de ter esse nível de eficiência no processo de faturamento das OSs. Como toda a operação do laboratório tem que ser feita em tempo real, a disponibilidade é parte essencial, pontua Santos. O executivo explica que a maior parte do investimento de R$ 150 mil foi aplicada em infraestrutura, principalmente na substituição dos sistemas de conexão por fibra ótica e rede de micro ondas.
Com cerca de 240 funcionários, Santos afirma que a cultura já está arraigada na companhia. Atualmente, todo novo funcionário de atendimento passa um tempo no setor de faturamento para incorporar os processos. As práticas de RH passaram a ser construídas em cima da mudança de cultura da organização, diz ele. Como um todo, o projeto Controle de Guias trouxe mais credibilidade ao Marcos Daniel Laboratório. Do ponto de vista administrativo, as informações têm de ser passadas ao convênio com precisão, confiabilidade e no tempo adequado. É assim que hoje eu cobro com muito mais eficiência do que anteriormente, completa ele.
