É impossível imaginar em tempos atuais a administração de uma instituição de saúde sem o uso de recursos tecnológicos. São muitas as vantagens e os benefícios em todos os elos da cadeia e a diminuição do uso do papel é uma delas. Além de facilitar a vida do profissional de saúde, reduzindo o retrabalho e agilizando uma série de processos, o sistema oferece ganhos para o paciente, principalmente nas questões da segurança, melhoria na relação médico-paciente e precisão diagnóstica.
Mas, mesmo tendo argumentos fortes para a implementação de um hospital sem papel, é preciso que o gestor tenha em mente que os custos vão além da redução nas compras dos insumos de papelaria. Trata-se de deixar uma informação acessível a qualquer agente envolvido na cadeia hospitalar, principalmente o médico. Todo esse processo exige uma infraestrutura que excede a compra de papéis e afins.
Além de custos com novos equipamentos e programas, deve-se incluir os custos da conversão de registros no papel a arquivos digitais. Na prática, planejar é importante, mas existem as decisões sobre como e quando fazer a mudança, qual a quantidade de papel a ser convertida, como lidar com o papel que continua a vir de fornecedores e clientes, como convencer os funcionários e treiná-los a usar os novos sistemas e como manter a instituição em funcionamento normal durante essa mudança. Essas determinações darão o tom do projeto.
Por fim, para o gestor é importante ter claro que trata-se sobretudo de uma mudança de cultura. A instituição passará a ter processos totalmente digitais e muito mais espaço para armazenamento, com mais segurança e acessibilidade dos envolvidos. Porém, tudo tem seu preço. Neste caso, a mudança precisa ter os funcionários envolvidos e estimulados. Sem papel, é preciso saber operar os sistemas que armazenam os prontuários e informações do paciente. Para isso, todos os funcionários envolvidos no processo devem receber treinamentos periódicos sobre os sistemas tecnológicos e as novas práticas que o projeto necessita.
