A palavra “paperless” está se tornando cada vez mais comum na pauta da saúde no Brasil e no mundo. Os investimentos nas ferramentas que propiciem um ambiente sem papel têm acompanhado o movimento, e mercados como o de assinaturas digitais devem chegar à marca de US$ 35,03 bilhões em investimentos até 2029, com um crescimento de 36,1% nos próximos anos (Global Newswire). Porém, o “conceito paperless”, que deve ser adotado pelas instituições, vai muito além da retirada das inúmeras folhas e envolve a incorporação da cultura, a curto, médio e longo prazo.
“Os benefícios são inúmeros e vão além do ‘tirar o papel’. Implementar uma cultura paperless dentro da organização, até pelo que já identificamos no dia a dia, é extremamente benéfico pela agilidade e integração dos processos, evitando retrabalhos e danificação dos documentos, que passam a ser digitais”, explica Genilson Cavalcante, CEO da Green Paperless, empresa que promove a transformação digital de instituições de saúde por meio de softwares.
No entanto, sair do dia a dia analógico requer preparo, pois a digitalização traz uma profunda transformação em diversos níveis, que não se resumem apenas a pegar o documento, digitalizar e colocar num GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). É um novo processo, que precisa ser elaborado em todos seus passos.
Por este motivo, promover a cultura paperless é uma das primeiras etapas a serem consideradas para que a organização como um todo possa contribuir com a mudança. Para isso, a equipe deve ser treinada e entender – e incorporar – os benefícios que a digitalização oferece para a instituição e o dia a dia no trabalho.
Quando se transforma em paperless, por exemplo, um hospital vê suas operações se tornarem muito mais ágeis e eficientes, repercutindo, imediatamente, na qualidade da assistência. Além disso, é um ótimo caminho para a conquista de acreditações e certificações, tendo em vista que a HIMSS (Health Information and Management Systems Society), que é uma organização certificadora americana, inclui, no nível 7, a mudança para um hospital totalmente digital.
Paperless: muito além da sustentabilidade
A digitalização impacta em indicadores, como tempo médio de permanência do paciente no hospital, redução de eventos adversos, bem como na redução de glosas e aumento de ajustes em conta. O benefício econômico não se limita ao corte de gastos com papel e impressões, mas também incide no setor de faturamento.
Outro impacto benéfico é relacionado à segurança. "O documento físico, em papel, não permite rastreabilidade nem um controle de acesso preciso. Com as informações escaneadas e registradas digitalmente, é possível dar o controle exato do que pode ser visto ou não, beneficiando inclusive a segurança daquela informação", afirma Cavalcante.
“Por isso nós da Green temos reforçado o compromisso diário com os gestores da saúde. Temos mostrado que a contratação de um sistema ou de soluções digitais precisa ser acompanhada também de uma mudança estrutural”, completa o gestor.
